AUTMOS stellt eine Vielzahl an funktionalen Features bereit.
Diese Features können auf existierende Datensätze angepasst und erweitert werden. AUTMOS wird also ganz individuell auf Ihre Wünsche angepasst.
AUTMOS verfolgt die Philosophie, dass keine Datensätze doppelt im System existieren. Das heißt, alle Datensätze können wiederverwendet oder zurückgesetzt werden und die reinen Datensätze sind von Prozessen getrennt. Dadurch kann unterschieden werden, ob ein Datensatz noch aktiv oder bereits abgeschlossen ist.
Datensätze & Prozesse
AUTMOS beinhaltet eine Vielzahl an Datensätzen und Prozessen. Zu jedem führenden Datensatz gibt es Prozesse, die für den Nutzer transparent dargestellt und individuell angepasst werden.
Alle Datensätze kommen mit einer geringen Anzahl an Pflichtfeldern aus. Dadurch reduziert sich die Anzahl an Fülldaten und falschen Werten. Grundsätzlich lassen sich alle Werte auch während des laufenden Prozesses anpassen. Das System registriert die Änderungen an eien Datensatze und passt den aktiven Vorgang daran an.
Fahrzeug
Das Fahrzeug ist sowhol ein führender als auch ein selbstständiger Datensätze bei AUTMOS. Dieser ist getrennt von Kennzeichen, Firmen, Leasing und Verträgen. Zu einem Fahrzeug können verschiedene Relationen existieren. Darunter fallen Kennzeichen, Kunden, Fahrzeughalter, Leasing-/Kauf- und Versicherungsverträge. Ebenfalls können zu jedem Fahrzeug Schäden angelegt werden.
Die Kennzeichen werden in einem festen Format gespeichert, dass sowohl mehrere Länderformate als auch E- und andere besondere Kennzeichen unterstützt. Dadurch können Datensätze leichter anhand der Kennzeichen gesucht und verglichen werden. Ein Kennzeichen ist nicht fest an ein Fahrzeug gebunden, sondern kann auch an weiteren Fahrzeugen zugewiesen werden. Dabei bleibt die vorherige Zugehörigkeit des Kennzeichens erhalten und es werden dazu Zeitabschnitte zwischen Kennzeichen und Fahrzeug hergestellt. Dadurch kann die komplette Kennzeichen-Historie nachvollzogen werden.
Um Fahrzeuge flexibel im Unternehmen einzusetzen, werden Zugehörigkeiten definiert, die die Relation zwischen Fahrzeug und Fahrzeughalter darstellen. An diese Relation wird auch das Kennzeichen, der Kunde, ein Versicherungs- und ein Leasing- oder Kaufvertrag angehängt. Das ermöglicht einen flexiblen Wechsel des Fahrzeughalters, ohne Datensätze doppelt anzulegen oder Daten zu überschreiben. Die Zugehörigkeiten werden ebenfalls für einen bestimmten Zeitraum definiert.
Schaden
Bei der Schadenannahme kann sowohl der Betreiber als auch der Kunde selbst den Schaden anlegen. Es besteht die Möglichkeit, per E-Mail einen Link zum Fahrer zu senden, mit dem er den Schaden direkt eintragen kann. Außerdem kann ein Schaden auch über die Schnittstelle (API) angenommen werden.
Nach der Annahme folgt die Schadenbearbeitung. Ein Schaden kann jederzeit als unwirtschaftlich gesetzt werden. Dadurch werden automatisch alle laufenden Prozesse zu diesem Schaden beendet. Ein umständliches Stornieren der einzelnen Datensätze entfällt. Ein Schaden kann aufgenommen werden, ohne dass er repariert wird. Es besteht die Möglichkeit, diesen Schaden mit einem anderen Werkstattbesuch gemeinsam abzuwickeln. Außerdem ist eine automatische Beauftragung eines Gutachters anhand der geschätzten Schadensumme und Schadenart möglich.
Sollte sich der Schaden in einem Endzustand befinden (z.B. Reparatur unwirtschaftlich), kann dieser wieder aufgenommen werden und eine neue Schadenbearbeitung zu den alten Schaden wird gestartet.
Abholauftrag
Ein Abholauftrag besteht aus einer Abhol- und/oder einer Lieferadresse mit ausgewählten Schäden. Dieser Auftrag kann an eine Werkstatt vergeben werden. Nimmt die Werkstatt den Auftrag nicht an, kann der Abholauftrag an eine andere Werkstatt vergeben werden. Dadurch entfällt die Erstellung von weiteren separaten Abholaufträgen. Außerdem kann der Abholauftrag auch komplett storniert werden. Optional gibt es das Feature, einen Abholauftrag an mehrere Werkstätten gleichzeitig zu vergeben. Die erste Werkstatt, die den Auftrag annimmt, erhält den Zuschlag. Die anderen Aufträge werden bei den Werkstätten automatisch storniert.
Reparaturauftrag
Sobald eine Werkstatt einen Abholauftrag annimmt und das Fahrzeug übergeben ist, wird für jeden Schaden ein Reparaturauftrag erstellt. Darin können weitere Werte wie Kostenvoranschläge oder Anhänge von der Werkstatt festgehalten werden. Werkstätten können Kostenvoranschläge über das Portal hochladen oder per E-Mail schicken. Die Kostenvoranschläge können dann, je nach Gestaltung des Prozesses, vorgeprüft und sowohl automatisch akzeptiert als auch, extern geprüft oder an die Versicherung und/oder die Leasinggesellschaft zur Prüfung versendet werden. Der Prozess kann automatisch nach folgenden Kriterien gesteuert werden:
Mietwagen
Sollte ein Leihwagen für den Fahrzeughalter nötig sein, kann diese Information direkt an den Abholauftrag geknüpft werden. Die Mietwagenreservierung kann sowohl an die Werkstatt oder an eine Mietwagengesellschaft gestellt werden. Sobald die Reparaturen abgeschlossen sind und das Fahrzeug übergeben wurde, wird automatisch eine Mietwagenrückgabe erstellt. Die Reservierung und Rückgabe des Mietwagens kann auch über eine Schnittstelle beauftragt werden.
Gutachten
Bei der Schadenbearbeitung kann, abhängig von der Schadenart, die Schadenhöhe geschätzt werden. Je nach Schadenbearbeitungsprozess kann auch automatisch eine Gutachtenerstellung, abhängig von der geschätzten Schadenhöhe, beauftragt werden. Nach der Auswahl eines Gutachters wird dieser automatisch beauftragt. Wenn das Gutachten per E-Mail oder über das System übertragen wurde, wird dieses bei der Kostenvoranschlagprüfung hinterlegt.
Direkte Kommunikation
In AUTMOS werden alle Parteien automatisch per E-Mail benachrichtigt und erhalten Zugang zu den Daten.
Damit die Übersicht gewahrt wird, werden alle Nachrichten den Prozessen zugeordnet. Dadurch entfällt die aktive Verwaltung separater E-Mails.
Mitarbeiter werden durch AUTMOS automatisch an ihre Aufgaben erinnert und gleichzeitig zur jeweiligen Stelle im System geleitet. Selbstverständlich können verschiedene Mitarbeiter und Teams an gleichen Vorgängen arbeiten. Dies hat den Vorteil, dass auch im Falle kurzfristiger personeller Umstrukturierungen, Urlauben, Krankheitstagen und Fluktuation, Ihre Mitarbeiter immer den Überblick behalten und Aufgabenbereiche einfach von anderen Mitarbeitern übernommen werden können.
Effektivität steigern durch den automatischen Empfang von E-Mail-Antworten:
Die Antworten werden wiederum automatisch im jeweiligen Vorgang abgelegt. Das Versenden von Erinnerungs-E-Mails bei säumigen Antworten funktioniert bei AUTMOS ebenfalls vollautomatisch.
Das Versenden von E-Mails und Erinnerungen funktioniert in AUTMOS VOLLAUTOMATISCH: Ihre Dienstleister, wie zum Beispiel Leasinggeber, Versicherungen, Werkstätten, Gutachter usw., sind bei AUTMOS im Prozess integriert. Sie erhalten für die einzelnen Vorgänge automatisch generierte E-Mails.
Aufgaben
Immer den Überblick behalten
AUTMOS bietet eine Übersicht über alle offenen und zu erledigenden Aufgaben, die in verschiedene Gruppen unterteilt werden. Jede dieser Gruppen hat einen Aufgabenpool, in dem sich nicht zugewiesene Aufgaben befinden. Jeder Benutzer hat seine eigenen zugewiesenen Aufgaben, die er bearbeiten oder abtreten kann. Nicht zugewiesene Aufgaben können in den Aufgabenpool gezogen werden. Bereits gestartet Prozesse haben immer einen Besitzer. Alle anfallenden Aufgaben dieses Prozesses werden automatisch dem Besitzer zugeordnet. Ist ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank, können seine Aufgaben von anderen Mitarbeitern problemlos übernommen werden.
Dienstleister
AUTMOS bindet eine große Anzahl an Dienstleister in das System ein. Dazu gehören:
Diese Dienstleister werden in den Prozess involviert und können direkte Dateneinsicht in relevante Prozesse nehmen.
Ein Teil der Dienstleister hat eigene Prozesse und kann zudem Einsicht in die Anhänge nehmen. Sie verfügen über einen vollen Zugriff auf die für sie definierten aktuellen Datensätze. Zusätzlich erhält jeder Dienstleister seine eigene Ansicht auf den entsprechenden Datensatz und die Möglichkeit, die Kommunikation einzusehen. Zugriffe können via E-Mail oder API erteilt werden. Eine vorherige Registrierung oder Anmeldung der Dienstleister entfallen.
Dokumentenmanagement
Immer alle Dokumente auf einen Blick
Die Dokumente eines Vorgangs werden bei AUTMOS automatisch gesammelt, strukturiert aufgelistet und sind schnell abrufbar. Dateien können direkt im Programm oder Browser betrachtet werden. Somit entfallen Wechsel zu externen Softwares. Die Daten sind direkt an die Prozesse angehängt, sodass leicht der Überblick behalten werden kann und eine separate Dokumentenablage nicht mehr notwendig ist.
Dienstleister können vollautomatisch Daten direkt sehen, keine manuelle Zuweisung notwendig.
Übersicht über alle Dokumente zu einem Datensatz, Anhänge aus E-Mails werden automatisch abgelegt.
Datenabgleich
Imports und Bestandsdatenabgleich leicht gemacht.
AUTMOS beinhaltet ein Datenabgleich-Tool, das CSV-Dateien mit den Systemdaten überprüft und Datensätze im Hintergrund abgleicht. Vorhandene Unstimmigkeiten werden automatisch erkannt und der Mitarbeiter erhält Lösungsvorschläge, die zu einer schnelleren und leichteren Entscheidungsfindung bei der Änderung der Daten führen. Dadurch reduziert sich der zeitintensive Datenabgleich erheblich.
Außerdem können dadurch Daten aus einer CSV-Datei in das System importiert werden. Dabei werden die Daten aus der CSV-Datei validiert und gegebenenfalls korrigiert. Ebenfalls werden die Daten normalisiert aus der Datei geladen und mit dem System abgeglichen. Dadurch werden Konflikte gemindert und der Abgleich vereinfacht.
Zugang
AUTMOS kann flexibel aufgerufen werden.
AUTMOS gibt es als Desktop- oder als webbasierte Version. So können Mitarbeiter, Werkstätten und Kunden weltweit auf die Software zugreifen, arbeiten, kommunizieren und Prozesse kontrollieren. Es werden Desktop-Rechner und Laptops mit Windows, Linux oder Mac OS sowie Tablets und Smartphones mit Android, Windows oder iOS unterstützt.
Ebenfalls gibt es auch Schnittstellen für eine Einbindung in bereits existierende Systeme.
Integration
AUTMOS kann mit einem individuellen Design an Ihr Corporate Design angepasst werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Apps für iOS oder Android für Sie nach Bedarf zu entwickeln.
Ebenso kann AUTMOS in bestehende Systeme integriert werden. Dazu können Features, wie eine Rechnungserstellung, mit statistischen Auswertungen und mit Schnittstellen (APIs) für existierende Software erweitert werden. Kunden können über das System angebunden und der Import und Export der Kundendaten von Drittsystemen realisiert werden. Des Weiteren können Prozesse nachhaltig und effizient angepasst werden.
Routen und Karten
In AUTMOS werden Adressen auf einer Karte dargestellt und können darüber ausgewählt werden.
Dazu können zum Beispiel Abhol- und Unfalladresse direkt auf der Karte ausgewählt werden. AUTMOS arbeitet primär mit GPS-Koordinaten, um Punkte genau festzulegen und kann Adressen automatisch vervollständigen. Dadurch erhöht sich die Qualität der Datensätze.
Für die Abholadressen werden neben der Luftlinien-Entfernung auch die Routen angezeigt. Das System ermittelt die Fahrzeit zur nächsten Werkstatt automatisch und zeigt diese an, wodurch unnötige Fahrzeiten reduziert und der Prozess effizienter gestaltet wird.
Sicherheit
Neben den funktionalen Features erfüllt AUTMOS auch eine Reihe von weiteren Anforderungen.
Zuverlässigkeit
Durch die Struktur und den Aufbau der Prozesse haben eventuelle Fehler, die durch einen Benutzer ausgelöst werden, keine Auswirkungen auf die Stabilität des Gesamtsystems.
Hochverfügbarkeit
Alle Dienste von AUTMOS laufen parallel auf drei deutschen Servern von unterschiedlichen Anbietern. Damit ist die Verfügbarkeit von AUTMOS unabhängig von den einzelnen Providern und bietet eine hohe Ausfallsicherheit. Fällt ein Server aus, wird die Nutzung nicht beeinträchtigt.
AUTMOS ist auf eine hohe Skalierbarkeit und auf Hochverfügbarkeit ausgelegt. Das heißt, das System funktioniert auch bei vermehrten Anfragen äußerst stabil.
Backups
In der AUTMOS Cloud werden alle 24 Stunden automatisch Backups erstellt und für 21 Tage archiviert. In dieser Zeit ist eine Wiederherstellung der Daten jederzeit möglich.
Cloud
AUTMOS wurde für die Cloud entwickelt und kann sowohl in einer privaten als auch öffentlichen Cloud eingesetzt werden.
Es besteht die Möglichkeitm AUTMOS als Cloud Service zu nutzen. In der Version ist auch der Kostenvoranschlag-Parser inkludiert, welcher für die automatische Prüfung der Kostenvoranschläge notwendig ist. Ebenfalls ist der Speicherplatz für das Dokumentationsmanagement mit inbegriffen. Außerdem werden E-Mails automatisch versendet und empfangen.
On-Premises
Neben der Cloud Variante kann AUTMOS auch als On-Premises-Solution eingesetzt werden.
Voraussetzung dafür ist, dass ein eigener Speicher für dass Dokumentenmanagement bereitgestellt wird. Ebenfalls ist ein Datenbank-Server oder Cluster notwendig.
Eine Kostenvoranschlagprüfung ist in der On-Premises-Solution nicht integriert, kann aber separat gebucht werden.
Außerdem ist ein SMTP-Server und ein Service notwendig, der E-Mails empfängt und an die AUTMOS API weiterleitet. Diesen Service können wir auch getrennt bereitstellen.